Was macht eine gute PDL aus?

Die Position der Pflegedienstleitung ist anspruchsvoll und für Pflegeunternehmen nicht immer leicht zu besetzen. Sie ist aber gleichzeitig ein attraktives Karriereziel für Pflegefachkräfte, die Interesse an einer leitenden Funktion haben. Welche Aufgaben übernimmt die Pflegedienstleitung – und welche sollten eigentlich nicht bei ihr liegen? Was macht eine gute PDL aus? Wie können Unternehmen typische Probleme in dieser Leitungsposition vermeiden? Wir haben die Position der PDL auf den Prüfstand gestellt und geben Ihnen einen Überblick. 

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• 1. Welche Aufgaben übernimmt die PDL – und welche nicht?
• 2. Auf dem Prüfstand: Was macht eine gute PDL aus?
• 3. Wie Einrichtungen gute PDLs gewinnen, unterstützen und binden können
• 4. Praxistipp zum Schluss: Coaching-Tool zur Rollenklärung

Welche Aufgaben übernimmt die PDL – und welche nicht?

In diesem Beitrag legen wir den Fokus auf die Pflegedienstleitung in der stationären Altenhilfe. Viele Anforderungen decken sich mit der PDL im ambulanten Dienst, dort kommen aber noch andere Anforderungen hinzu.

In der Praxis ist eine der häufigsten Antworten auf die Frage nach den täglichen Aufgaben der stationären PDL: das Management von Krankheitsfällen oder anderen Ausfällen. Dies und der oft damit verbundene Einsatz von Zeitarbeitskräften nehmen viel Zeit in Anspruch. In einem vorausschauenden Ausfallmanagement liegt somit eine erste wichtige Voraussetzung, damit die PDL die nötige Zeit für ihre Kernaufgaben zur Verfügung hat.

Zu diesen Kernaufgaben einer PDL in stationären Pflegeeinrichtungen gehören vor allem

• der Verantwortungsbereich der Qualität, also die Sicherung und Weiterentwicklung der qualitätsfördernden Pflege (Pflegekonzepte und -modelle, Qualitätsmanagement)
• die bedarfs- und kundenorientierte Personaleinsatzplanung, gemäß Pflegegradmix und Fachkraftquote bzw. künftig gemäß Personalbemessungsverfahren, Dienstplanung, auch Pflegesicherheit
• Personalführung i.d.R. der Pflegefach- und -hilfskräfte sowie weiterer Mitarbeitender, die an der Pflege beteiligt sind (→ abhängig von der Stellenbeschreibung); abgestimmte Kommunikation mit den anderen Berufsgruppen
• Pflegeprozessmanagement
• Beschwerdemanagement (es sei denn, die Einrichtung setzt hier andere Verfahren ein)
• Finanzierung und Controlling (u. a. Abrechnung der Pflegesätze mit den Kassen, Gestaltung Zusammenspiel Belegungsgrad/Refinanzierung der Mitarbeitenden), ggf. die Budgetverwaltung, diese liegt aber zumeist bei der Einrichtungsleitung

Die Pflegedienstleitung arbeitet in der Regel nicht mehr im Schichtdienst oder an Wochenenden. In der Position kann von der PDL nicht erwartet werden, dass sie neben den vielfältigen und anspruchsvollen Führungsaufgaben regelmäßig in die Schichtabdeckung verplant wird, um Lücken in der Fachkraftbesetzung auszugleichen. Allerdings ist dies nicht selten in Einrichtungen der Alltag. Dies trägt dazu bei, dass Träger immer wieder Fluktuation und längerfristigen Ausfall nach Überforderungsperioden in der Pflegeleitungsposition verzeichnen.

Auf dem Prüfstand: Was macht eine gute PDL aus?

Die PDL übernimmt eine fachlich anspruchs- und äußerst verantwortungsvolle Aufgabe. Die Tätigkeit ist für (künftige) Leitungskräfte interessant, die

• einem komplexen Alltagsgeschäft gewachsen sind,
• moderne Konzepte in der Mitarbeiterführung umsetzen möchten
• und an strategischen Fragestellungen zur nachhaltigen Platzierung einer Pflegeeinrichtung am Pflegemarkt mitarbeiten möchten.

Die Position der Pflegedienstleitung setzt fachliche Qualifikationen, pflegefachliche und weitere, voraus, ebenso wie die persönliche Eignung und Führungskompetenzen bzw. die Bereitschaft, diese zu erlernen und zu entwickeln.

1. Fachliche Qualifikation

Die Pflegedienstleitung sollte eine exzellente fachliche Qualifikation mitbringen. Zwar ist die Berufsbezeichnung Pflegedienstleitung in dieser Form nicht geschützt. Gemäß § 71 Abs. 3 SGB XI muss aber die verantwortliche Pflegefachkraft:

• einen staatlich geprüften und anerkannten Berufsabschluss als Pflegefachfrau*-mann, Gesundheits- und Krankenpfleger*in, Gesundheits- und Kinderkrankenpfleger*in oder Altenpfleger*in vorweisen.
• Der Gesetzgeber setzt auch eine zweijährige hauptberufliche Berufspraxis im jeweiligen Pflegeausbildungsberuf voraus (in den davorliegenden acht Jahren).
• Für die Anerkennung als verantwortliche Pflegefachkraft ist zudem eine erfolgreich durchgeführte Weiterbildungsmaßnahme für leitende Funktionen Voraussetzung (Mindeststundenzahl von 460 Stunden).

Für Absolvent*innen pflegerelevanter Studiengänge, z. B. des Pflegemanagements, ist die Pflegedienstleitung eine mögliche Position, in die sie einmünden können und in der sie erste Führungsverantwortung übernehmen können. Ausbildung und Berufspraxis sind aber auch hier Voraussetzung. Ein nächster Schritt auf der Karriereleiter kann für Pflegedienstleitungen, die daran interessiert sind, später u. a. die Position der Einrichtungsleitung sein.

Einige Qualifikationen schauen wir uns hier noch einmal genauer an:

• Pflegefachliche Herausforderungen: In das Aufgabengebiet der PDL fällt unter anderem die Lösung pflegefachlicher Probleme. Die Kundschaft verändert sich. Einrichtungen werden zunehmend mit schwerstauffälligen oder schwer demenzkranken Menschen betraut. Auch starke körperliche Beeinträchtigungen brauchen ein sehr gutes Fachwissen der PDL, auch wenn es darum geht, zu delegieren oder Kompetenzen im Team sicherzustellen. Dazu kommen fachliche Anforderungen, die eine hohe Methodenkompetenz voraussetzen.
• Formale Anforderungen: Die PDL muss insbesondere die Anforderungen kennen, die die Einrichtung durch den Versorgungsvertrag eingeht. Sie muss aber auch die Dokumentationspflicht überblicken oder Meldepflichten kennen und einhalten, wenn in der Einrichtung etwas vorfällt sowie die richtigen Schritte einleiten.
• Rechtliches Grundwissen: Einerseits ist das grundlegende Verständnis für die sozialgesetzlichen Grundlagen der Pflege für die Arbeit der PDL wichtig. Die Führungskraft sollte z. B. wissen, wie sich die Pflege in der Einrichtung finanziert, welche Ansprüche und Pflichten bestehen. Aber auch Grundkenntnisse im Arbeitsrecht sind wichtig. Das betrifft z. B. das Arbeitsschutzgesetz (insbesondere, wenn kein Betriebsrat im Hause ist) und sich daraus ableitende Anforderungen an Arbeitszeiten, Schichten/Schichtwechsel, die Einhaltung von Ruhezeiten, die rechtliche Absicherung von Dienstanweisungen. Teilweise genügt auch die Sensibilität dafür, für welche Fragen eine Person mit Expertise einbezogen werden muss.
• Betriebswirtschaftliches Know-how: Eine gute PDL hat ein grundlegendes betriebswirtschaftliches Verständnis. Dazu gehört auch ein Bewusstsein für die Wirtschaftlichkeit der Einrichtung und die entsprechenden Zusammenhänge: Wie werden die Mitarbeitenden bezahlt? Was kostet z. B. eine examinierte Pflegefachkraft? Was kostet ein Ausfall – was kostet Zeitarbeit? Welche Belegungsgrad-Struktur braucht es?
• Prozesse: Im Bereich des Managements von Prozessen zeigen sich in der Praxis immer wieder Probleme – und gleichzeitig Chancen, die Arbeit zu optimieren. Hier braucht es bei der PDL ein entsprechendes Prozessdenken und -verständnis. Wie ist abgebildet, wer für was zuständig ist? Wie stelle ich sicher, dass eine Änderung gelingt, dass Verfahren eingehalten werden (z. B. bei Problemfällen mit Bewohner*innen) oder dass die richtigen Informationen ohne ,aktives Hinterherlaufen‘ die richtigen Personen erreichen?

2. Persönliche Eignung

Die zweite Voraussetzung für den Erfolg der Pflegedienstleitung ist die persönliche Eignung. In einer leitenden Funktion, die zwischen den oberen Führungsebenen und den unterstellten Mitarbeitenden liegt, muss die Pflegedienstleitung einem gewissen Druck standhalten und auch negative Erfahrungen verarbeiten können.

→ Resilienz und Frustrationstoleranz sind also wichtige Eigenschaften. Das gilt vor allem mit Blick auf das persönliche Wohlbefinden.

Hilfreich ist es auch, wenn die PDL sich von bestimmten Aufgaben und Problemen abzugrenzen weiß. Gleichzeitig ist aber auch Teamfähigkeit für den Umgang mit den Mitarbeitenden wichtig. Der Job zeichnet sich durch täglich neue und spontane Vorkommnisse aus, sodass die PDL flexibel reagieren muss.

3. Führungskompetenz

Zu den Motivationen, sich in die Position der PDL zu entwickeln, gehört neben der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung und der Herausforderung für manche Pflegefachkräfte auch die Arbeit ohne Schicht- oder Wochenenddienste. Wichtig ist es für Interessierte, diese spannende Position nicht zu unterschätzen.

Die PDL muss die Einhaltung der Standards in ihrem Hause sicherstellen. Wenn Prüfungen Missstände aufdecken, ist sie verantwortlich. Sie muss Rede und Antwort stehen für die Leistungen der Mitarbeitenden. Manch eine Pflegedienstleitung muss sich Akzeptanzproblemen im eigenen Haus stellen oder wird von den Mitarbeitenden ,getestet‘.

Die (gute) Mitarbeiterführung ist demnach ein wichtiger Aufgabenbereich für die PDL. Bestimmte Führungskompetenzen sind entscheidend für eine erfolgreiche und zufriedene Arbeit in dieser Position. Hierzu gehören u. a.:

• Kommunikation: Die gute und empathische Kommunikation ist eine wichtige Voraussetzung, um die Mitarbeitenden zu führen und dabei auch als Team zusammenzuarbeiten.
• Konfliktmanagement: Die PDL ist zwar kein*e Supervisor*in, sollte aber trotzdem ein Verständnis haben, wie Konflikte entstehen und wie man mit ihnen umgeht.
• Agilität: Nicht immer ist es sinnvoll, nur einem vorgegebenen Rhythmus zu folgen. Agile Arbeitsweisen eröffnen neue Möglichkeiten. Ein Beispiel: Es hat sich bewährt, Fallbesprechungen dann anzusetzen, wenn sie gebraucht werden, nicht wenn es ein fixer Plan vorgibt.
• Partizipativer Führungsstil: Eine gute Führungskraft in der stationären Pflege kann Aufgaben und Expertise delegieren und Verantwortung im Team aufteilen (z. B. beim Wund- und Ernährungsmanagement). Sie traut ihren Mitarbeitenden etwas zu und nutzt die verschiedenen Interessen und Kompetenzen im Team, um gemeinsam voranzukommen.
• Überblick: Die PDL nimmt immer wieder die Helikopterperspektive ein und betrachtet von oben, was in der Einrichtung passiert.

Wie Einrichtungen gute PDLs gewinnen, unterstützen und binden können

Auch die Voraussetzungen der Organisation bzw. der Einrichtung haben einen Einfluss darauf, ob die PDL ihrer Aufgabe gut nachkommen kann. Der Rückhalt der Vorgesetzten sowie eine realistische Aufgabenverteilung und ein überschaubares Aufgabenspektrum gehören zu diesen Grundvoraussetzungen.

Klare Rollen- und Stellenbeschreibung

Das Pflegemanagement muss eine für die verantwortliche Person mit ihren Qualifikationen lösbare und leistbare Aufgabe bleiben. Ein Erfolgsfaktor für die Position der PDL ist neben einer klaren Vorstellung der Stelle (faktische Beschreibung der Aufgaben) auch ein klares Rollenbild, das bereits vor einer Einstellung vermittelt und auf seine Passung überprüft werden kann, um Rollenkonflikte zu vermeiden. Die Rolle ergibt sich auch aus der Kultur des Unternehmens (z. B. Führungsideen). In der Praxis zeigt sich, dass genau hier Klarheit fehlt. Auch die gegenseitigen Erwartungen spielen eine wichtige Rolle. Oft nehmen Pflegedienstleitungen selbst bestimmte, hohe Anforderungen an, die beispielsweise seitens der Vorgesetzten gar nicht bestehen.

Gute Bedingungen schaffen

Bieten Sie Ihrer Pflegedienstleitung Arbeitsbedingungen, die den Anspruch der Position angemessen widerspiegeln. Eine angemessene Vergütung für die anspruchsvolle Position gehört dazu (Was verdient eine PDL? → hier geht’s zur Vergütungsstudie 2019). Es zählen aber auch Attraktivitätsfaktoren wie ein gutes Onboarding und Möglichkeiten zur passgenauen Weiterqualifikation. Weiterbildung ist nötig, da sich die Anforderungen an die Pflege und die Position der PDL ständig wandeln.

In der Praxis können viele Pflegedienstleiter*innen ein eigenes Büro nutzen. Das ist sinnvoll, denn es bietet die notwendige Möglichkeit, sich von Aufgaben außerhalb des Leitungsbereichs oder spontanen Flurgesprächen bei Bedarf abzugrenzen. Wichtige Gespräche mit den Mitarbeitenden kann die PDL stattdessen planen und zielgerichtet führen.

Die Pflegedienstleitung braucht Zeit, um die Kernaufgaben der Position wahrnehmen zu können. Dazu ist es wichtig, dass relevante Infos abgestimmt bei ihr ankommen – durch eine gute Kommunikationsmatrix. Die häufig als Aufgabe angenommene ,Holschuld‘ ist hier der falsche Weg. Gleichzeitig ist eine ausreichende Personalausstattung der Einrichtung in Kombination mit dem Ausfallmanagement eine wichtige Grundlage für die erfolgreiche Arbeit der PDL und für ihre Zufriedenheit.

Rekrutierung und Vakanzen

Um als Pflegeeinrichtung eine passende PDL zu gewinnen, ist es hilfreich, sich als Arbeitgeber deutlich zu positionieren und gut vorzubereiten. Fragen Sie sich im Vorfeld u. a.:

• Was stellen Sie sich vor? Was bzw. wen brauchen Sie genau?
• Was ist die für Sie wichtigste Kompetenz bezogen auf Ihre individuelle Einrichtung oder was sollte Ihr*e optimale*r Bewerber*in besonders gut können?
• Was ist besonders in Ihrer Einrichtung, im Positiven wie auch im Negativen, und was muss der oder die Bewerber*in mitbringen, um damit umgehen zu können?

Wenn Einrichtungen diese Überlegungen im Vorhinein gründlich vornehmen und in ein akzentuiertes Anforderungsprofil überführen, ist es wahrscheinlicher, die gewünschte Passung zwischen Bewerber*in und Anbieter zu erreichen.

• Eine Möglichkeit, um vorübergehende Ausfälle und Nachbesetzungsphasen zu überbrücken, ist das Interim-Management. Erfahrene PDLs stehen dafür temporär zur Verfügung. Ziel sollte aber immer sein, diese Schlüsselposition auf lange Sicht mit passenden Leitungskräften zu besetzen.
• Für unerfahrene Führungskräfte kann ein Recovery-Management oder ein Führungskräftecoaching spannend sein. Dieses kann auch in der Einrichtung im Sinne eines „Trainings on the job“ stattfinden. Ein Coaching kann helfen, den Methodenkoffer der PDL für den Umgang mit bestimmten Situationen zu füllen. Wenn z. B. in einer bestimmten Umsetzung immer wieder Probleme auftreten, kann sich eine erfahrene Person die Arbeitsabläufe konkret vor Ort anschauen.

Praxistipp zum Schluss: Coaching-Tool zur Rollenklärung

Da sich die Frage der Rolle(n) in der Praxis für die PDL immer wieder als zentral zeigt, geben wir Ihnen abschließend Tipps und Tools an die Hand. Haben Sie schon einmal von der Rollenlandkarte gehört? Es handelt sich um ein sehr nützliches Coaching-Tool, das sich in unserer Beratungspraxis bewährt hat.

Es ist in der Idee schnell erklärt: Auf ein Blatt Papier zeichnen Sie einen Kreis mit der Beschriftung „Ich“. Die verschiedenen Akteur*innen, mit denen Sie als Pflegedienstleitung zu tun haben, Einrichtungsleitung, WBLs, Mitarbeitende, Bewohner*innen, Angehörige und andere, schreiben Sie in weitere Kreise. Durch die Platzierung der Kreise auf dem Papier und den Abstand zu Ihrem Kreis können Sie die Häufigkeit der Zusammenarbeit, durch verschiedene Kreisgrößen die Wichtigkeit differenzieren. Erwartungen an sich selbst lassen sich durch einen zweiten „Ich-Kreis“ abbilden.

Zu den Kreisen zeichnen Sie Verbindungslinien bzw. Pfeile, auf denen Sie jeweils die Fragen beantworten: Welche Erwartungen haben diese Akteur*innen an Sie? Welche Rolle nehmen Sie Ihnen gegenüber ein? Und wie bewerten Sie diese Rolle (z. B. mit +,-,?)

Die Frage der Erwartungen ist besonders spannend: Was sind ausgesprochene, was unausgesprochenen Erwartungen? Überprüfen Sie, inwieweit eine von Ihnen angenommene Erwartung der anderen Personen an Sie überhaupt bestätigt wurde oder wo Sie unter Umständen Erwartungen nur selbst vermuten. Welche zwischenmenschlichen Aspekte spielen hier hinein? Die Idee ist es, die eigene Wahrheitskonstruktion von der des oder der anderen zu trennen und zu klären, ob beide Seiten noch in der Passung sind, was das gegenseitige Verhältnis angeht. Wir haben hierzu ein Arbeitsblatt entwickelt, das Sie als Ergänzung zur Rollenlandkarte ausprobieren können.

Zum Download:

Tipp: Oft kann bei Unklarheit in Bezug auf Rollen und Anforderungen ein gegenseitiger Austausch in moderiertem Setting, also eine professionelle Sicht auf die Rollen, helfen.

Text: Ute Cichos/Linda Englisch
© goodluz/Adobe Stock