HR Transformation: So geht effiziente Personalarbeit

Dass sich Lebens- und Arbeitswelten enorm verändern, spüren wir alle – in besonderem Maße die Führungskräfte. Die Hierarchieorientierung nimmt ab, Modelle der Mitgestaltung und Mitentscheidung nehmen zu. Das bedeutet: Die klassische Hierarchiepyramide und der Führungsansatz ,Anweisung und Umsetzung‘ sind heute überholt. Vielmehr bietet es sich an, in unterschiedlichen Rollen zu agieren.

• Vorstand bzw. Geschäftsführung vermitteln Visionen, Ziele und Werte und stellen die strategische Ausrichtung sicher.
• Operative Führungskräfte sorgen für die passenden Rahmenbedingungen sowie die Entwicklung der Kompetenzen der Mitarbeitenden…
• …damit Mitarbeitende mit Kompetenz und Verantwortungsübernahme die Dienstleistung direkt beim Kunden (das Kundenerlebnis) bestmöglich gestalten können.

Welche Rolle spielt Digitalisierung?

Die Transformation im HR-Bereich braucht Digitalisierung. Zum einen geht es darum, die eigene Personalstrategie digital auszurichten. Das heißt vor allem, HR-Prozesse und Strukturen innerhalb der Personalarbeit zu digitalisieren. Beispielsweise lässt sich bei der Einstellung von Bewerber*innen der Prozess bis zur Vertragserstellung stark beschleunigen: mit einem digitalen Workflow. Auch ein digitales Bewerbermanagement macht die Personalarbeit effizienter.

Vorstände und Geschäftsführungen sozialwirtschaftlicher Organisationen erwarten heute, dass die Personalabteilung mit kreativen Methoden arbeitet. Es müssen alle digitalen wie analogen Wege zum Einsatz kommen, um gute Mitarbeitende zu gewinnen. Oft geht es auch darum, die ,Nadel im Heuhaufen‘ treffsicher zu finden. Mehr über Trends des Online Recruitings finden Sie im conQuaesso^® JOBS Recruiting-Report:

Entscheidend ist: Digitale Veränderungen müssen immer zum Unternehmen und den Mitarbeitenden passen – und einen echten Nutzen schaffen. Die Personalabteilung kann auch die digitale Transformation des gesamten Unternehmens (mit)gestalten. Denn für die Menschen im Unternehmen bringen Maßnahmen der Digitalisierung Veränderungen mit sich. Sie müssen diese Änderungen tragen. Dabei kann die Personalabteilung sie begleiten.

Auch die Art der Arbeit ändert sich – durch digitale Möglichkeiten, Veränderungen der Gesellschaft und Wünsche der jüngeren Generationen. In der Corona-Pandemie mussten auch Sozialunternehmen dort, wo es möglich ist, in Rekordzeit auf Homeoffice umstellen. Flexibilität und Agilität rücken in den Vordergrund.

Der trendige Begriff New Work beschreibt ursprünglich ein umfassenderes Konzept. Mittlerweile verwenden ihn viele Menschen für die innovative Gestaltung von Arbeit. Das können flexible Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle sein, aber auch die Einstellung zur Arbeit. Hier muss die HR-Abteilung aktiv und kreativ werden.

Wer macht was? – Vorstand, Geschäftsführung, Personalabteilung

Die Teilnehmer*innen der contec HR-Studie haben mehrheitlich das Thema Personal auf der obersten Führungsebene (Vorstand oder Geschäftsführung) der Organisation klar verortet. Historisch gewachsen ist die Nähe zum kaufmännischen Vorstand. Erste Unternehmen der Branche verstehen Personal aber auch als Innovations- oder Querschnittsthema. Sie verorten die Zuständigkeit innerhalb der Vorstandsstruktur neu (z. B. in einem neuen Vorstandsbereich „Innovationsmanagement“).

Möglich ist auch die Verteilung der Zuständigkeiten auf mehrere Vorstandsmitglieder. So können z. B. verwaltende Personalthemen im kaufmännischen Ressort verbleiben. Ein anderes Ressort nimmt sich der gestaltenden Themen an. Mitunter verorten die Organisationen neue Personalthemen auch in Stabsstellen, die dem Vorstand nahe sind.

Personalfachliche Impulse und Initiativen sollten, so die Sicht vieler Entscheider*innen, künftig mehr aus der Personalabteilung und dem -controlling kommen. Das bietet sich an, denn die Personalabteilungen in der Branche professionalisieren sich. Eine fitte Personalabteilung punktet in Sachen Wirtschaftlichkeit, aber auch im Employer Branding oder Talentmanagement.

Wie weit die Organisationen bzw. Abteilungen in dieser Entwicklung sind und wie sie den Prozess gestalten, ist unterschiedlich.

• Bei kleinen Trägern liegt der Fokus noch verstärkt auf der Optimierung der Prozesse im verwaltenden Personalbereich.
• Größere Träger bauen zunehmend Ressourcen in der gestaltenden Personalarbeit auf.

In puncto Struktur der Personalabteilung findet man in der Branche die gesamte Bandbreite von 2-Personen-Abteilungen bis zu 40-Personen-Teams. Kleinere Träger arbeiten teils mit externen Dienstleistern, z. B. bei der Abrechnung. Größere bieten sogar mitunter Dienstleistungen für andere an.

Die HR-Professionalisierung kann verschiedene Richtungen einschlagen: Die Zusammenlegung aller Disziplinen in einer zentralen, übergeordneten Personalabteilung ist eine Richtung. Die komplette Aufteilung und Verlagerung in Spezialbereiche eine andere (z. B. Verlagerung des Personalcontrollings ins übergeordnete Controlling). Auch für die Personalentwicklung gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen.

Dabei gilt: Jede Organisation muss individuell passende Strukturen und Modelle finden. Entscheidend für den Erfolg ist ein zusammenhängendes Geschäftsmodell für die Personalarbeit im Unternehmen.

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Wie gehen Sie es am besten an?

Eine Transformation der Personalarbeit passiert nicht nebenbei. Deshalb ist unsere Empfehlung: Planen Sie mit genügend Ressourcen und der richtigen Fachkompetenz. Diese Investition lohnt sich. Denn das Thema Personal ist wettbewerbsentscheidend. Geben Sie dem Vorhaben genug Raum. Sie müssen für Ihr Unternehmen herausfinden, welche Haltung, welche Kompetenzen und welches Personalgeschäftsmodell nachhaltigen Erfolg bringen. Das Modell muss auch im Zusammenspiel mit den Führungskräften funktionieren.

Organisationen der Sozialwirtschaft sind mit der ganzheitlich gedachten Transformation der diversen HR-Funktionen oftmals überfordert. Aus vielen Gesprächen kennen wir ein typisches Szenario:

• Allen ist klar, dass das bisherige Modell den neuen Anforderungen nicht mehr gerecht wird. In der täglichen Arbeit fehlt aber die Zeit für die Entwicklung einer strategischen Herangehensweise mit klarem Zielbild. Die zuständigen Personen entwickeln also kurzfristig Übergangslösungen für einzelne Bereiche. Diese überfordern jedoch die Organisationen oder schaffen neue Konflikte.

Für viele Verantwortliche ist die Komplexität des Unterfangens „HR-Transformation“ das größte Problem. Gerade deshalb führt kein Weg daran vorbei: Klären Sie immer vorab die grundlegenden Prozess-, Struktur- und Rollenfragen!

Wenn Sie möglichst schnell, aber auch strukturiert starten wollen oder wenn Sie einen Sparringspartner brauchen, können Sie externe Expert*innen einbeziehen. Das hilft besonders dann, wenn Ihnen im operativen Geschäft die Zeit fehlt. Sie können so auf Erfahrungswerte aus anderen Projekten zurückgreifen. Auch eine fachliche Außensicht auf Ihre Organisation kann wertvoll sein.