Verwaltungsprozesse optimieren: E-Rechnungspflicht als weiterer Anlass zur Gesamtschau

Ab 2025 tritt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung in Kraft – neben dem  Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder dem Nachhaltigkeitsreporting ist es eine weitere gesetzliche Vorgabe, die auch Sozialunternehmen umsetzen müssen. Doch anstatt lediglich darauf zu reagieren, sollten Organisationen die Gelegenheit nutzen und ihre Ressourcen so steuern, dass die Verwaltungs- und Schnittstellenprozesse umfassend in den Blick genommen werden. Sandra Götschenberg und Claudia Hülsemann von contec erörtern in diesem Beitrag, wie ein strategischer und ganzheitlicher Ansatz Ihnen dabei hilft, Ihre Organisation effizienter aufzustellen und gesetzliche Anforderungen schnell und nachhaltig umzusetzen.

➡️ Sandra Götschenberg und Claudia Hülsemann sind Unternehmensberaterinnen und als Kaufmännische Leiterinnen, Verwaltungsleiterinnen und Leiterinnen Rechnungswesen bei Trägern der Gesundheits- und Sozialwirtschaft im Einsatz. Bevor sie zu contec kamen, waren sie langjährig in Leitungspositionen mit und ohne Organverantwortung auf Träger- und Verbandsebene sowie in Steuerberatungsbüros tätig und sind abschlusssicher nach HGB & PBV.

Mit dem Wachstumschancengesetz hat die Bundesregierung einen weiteren Schritt zur Digitalisierung der Wirtschaft gemacht. Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 markiert einen zentralen Meilenstein. Ab diesem Datum müssen Unternehmen in Deutschland für B2B-Transaktionen – also für Geschäfte zwischen Unternehmen – elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format empfangen können. Dies betrifft alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Umsatz. Claudia Hülsemann weist darauf hin: „Die Umstellung auf E-Rechnungen ist für den Gesundheits- und Sozialsektor unvermeidlich, insbesondere im Hinblick auf die Beziehungen zu Lieferanten und Dienstleistern.“

Die E-Rechnungspflicht ist jedoch nur eine von vielen verbindlichen Anforderungen, die im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung auf Unternehmen zukommen – und sie wird nicht die letzte sein. Organisationen müssen sich darauf einstellen, dass weitere Vorschriften folgen werden, die kontinuierliche Anpassungen und die Optimierung der internen Prozesse erfordern. „Für Organisationen im Gesundheits- und Sozialwesen ist die E-Rechnungspflicht ein nächster Anstoß, um ihre Verwaltungs- und Digitalisierungsprozesse auf den Prüfstand zu stellen – stets in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden und Verantwortlichen der jeweiligen Einrichtungen“, betont Sandra Götschenberg.

Infos zur E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann aktiv werden?

Ab Januar 2025 sind alle Unternehmen, auch im Sozial- und Gesundheitswesen, verpflichtet, elektronische Rechnungen im standardisierten EN-Format zu empfangen. Eine Übergangsregelung ermöglicht es, dass bis Ende 2025 mit Zustimmung der Vertragspartner weiterhin Papierrechnungen verwendet werden können. Ab 2026 sind Papierrechnungen jedoch nur noch für Unternehmen erlaubt, die im Vorjahr weniger als 800.000 Euro Umsatz erzielt haben. Ab 2027 wird die Papierrechnung in Deutschland vollständig abgeschafft und nicht mehr von der Finanzverwaltung anerkannt.

Was genau ist eine E-Rechnung?

„Eine E-Rechnung ist eine maschinenlesbare, strukturierte Datei im XML-Format, die nach der EU-Norm EN 16931 erstellt und übermittelt wird“, führt Sandra Götschenberg aus. Laut Finanzministerium entsprechen sowohl die deutsche XRechnung als auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 einer elektronischen Rechnung gemäß der EU-Richtlinien. Der größte Vorteil: E-Rechnungen können automatisch verarbeitet werden, was Fehler reduziert und den administrativen Aufwand senkt.

Verwaltungsprozesse ganzheitlich angehen: Was bedeutet das?

Der Druck durch externe Anforderungen wie die E-Rechnungspflicht, das Nachhaltigkeitsreporting und andere gesetzliche Vorgaben wächst stetig.  Auf jede neue Regelung einzeln zu reagieren, ist dabei auf Dauer nicht effizient. Stattdessen sollten Organisationen ihren gesamten administrativen Bereich ganzheitlich betrachten, überprüfen und so weit wie möglich digitalisieren – Digitalisierung sollte dabei nie einen Selbstzweck verfolgen, sondern helfen, dass Ihre Mitarbeitenden qualitativ bessere Arbeit erbringen können. Claudia Hülsemann erklärt: „Eine umfassende Optimierung ermöglicht es Ihnen, Prozesse zu verschlanken, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und schnell sowie nachhaltig auf gesetzliche Anforderungen zu reagieren. Die Besonderheiten unserer Branche, wie der Austausch mit Kostenträgern, bleiben dabei stets im Blick.“

Eine umfassende Verwaltungsprozessoptimierung umfasst folgende Bereiche Ihrer Organisation:

• Allgemeine Verwaltung: Aufgaben wie Terminkoordination, Schriftverkehr, Fuhrparkmanagement, Einkauf, Versicherungsmanagement, Datenschutz und Veranstaltungsorganisation.
• Personaladministration: Von der Dienstplanung, Zeiterfassung, über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zu Arbeitsverträgen und der Verwaltung von Ein- und Austritten.
• Finanzen & Controlling: Buchhaltung, Fakturierung, Cashmanagement, Wirtschaftsplanung oder die Verwaltung von Fördermitteln

Verwaltungsprozesse im Sozial- und Gesundheitswesen sind oft komplex und zeitaufwendig, was die alltägliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden erheblich beeinträchtigen kann. Dies gilt umso mehr für Organisationen, die historisch anorganisch gewachsen sind, heterogene Leistungsangebote im Portfolio haben oder unterschiedliche Prozesse mit verschiedenen Softwarelösungen betreiben. Eine nachhaltige Verbesserung dieser Prozesse ist daher auch entscheidend, um sowohl die Qualität der (internen) Dienstleistungen zu steigern als auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu erhöhen.

Bei der Analyse der aktuellen Aufbau- und Ablauforganisation können folgende Hinweise behilflich sein, um ein Bild über den Status quo zu erhalten:

• Prozessverknüpfung: Wie gut sind die Abläufe zwischen Abteilungen und Aufgabenbereichen vernetzt? Lücken oder mäßig verknüpfte Prozesse können zu Verzögerungen führen.
• Redundanzen und Ineffizienzen: Wo gibt es Doppelarbeit, die durch klarere Strukturen und Verantwortlichkeiten vermieden werden kann?
• Personenzentrierung: Gibt es Personen, die „unverzichtbar“ erscheinen als Wissensträger oder sogar in der operativen Ausführung von wichtigen Regelaufgaben?
• Flexibilität: Sind Ihre Prozesse anpassungsfähig genug, um auf neue (gesetzliche) Anforderungen oder technologische Veränderungen zu reagieren?
• Transparenz: Sind alle Abläufe nachvollziehbar und für die Beteiligten klar dokumentiert?
• Informationsfluss: Wie gut funktioniert der Austausch von Informationen und Daten zwischen den Abteilungen? Gibt es digitale Schnittstellen, die einen reibungslosen Datenfluss ermöglichen?
• Standardisierung: Existieren einheitliche und dokumentierte Prozesse für alle relevanten Aufgaben, die für Konsistenz und Effizienz sorgen?
• IT-Infrastruktur: Wird die vorhandene Technologie optimal genutzt, und gibt es Potenzial für Upgrades oder eine bessere Integration digitaler Systeme?
• Verantwortlichkeiten: Sind die Zuständigkeiten innerhalb der Prozesse klar geregelt und transparent kommuniziert? Gibt es Klarheit über die Ausführungs- und Ergebnisverantwortlichkeit?
• Qualitätssicherung: Wie wird die Qualität der Prozesse überwacht, und wie wird eine kontinuierliche Verbesserung sichergestellt?

Die umfassende Betrachtung und Optimierung dieser Aspekte können zwar initial aufwendig erscheinen, jedoch sind die langfristigen Vorteile beträchtlich. Sandra Götschenberg fasst treffend zusammen: „Der Aufwand, sich mit der umfassenden Analyse und Verbesserung der Verwaltungsprozesse auseinanderzusetzen, zahlt sich durch gesteigerte Effizienz und höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden vielfach aus. Es ist eine Investition in die Zukunft Ihrer Organisation. Was zunächst wie ein unüberwindbarer Berg unveränderbarer Strukturen erscheint, lässt sich oft bei der Umsetzung überraschend gut ordnen.“

Fazit: Stellen Sie jetzt die Weichen für Ihre Organisation

Die E-Rechnungspflicht ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern bietet sozialen Organisationen einen weiteren Anstoß, ihre Verwaltungsprozesse ganzheitlich zu modernisieren und effizienter zu gestalten. „Für die Sozialbranche heißt es nun: die Weichen stellen und die zunehmende Digitalisierung als Chance für eine zukunftsfähige Organisation und bestmöglichen Einsatz der Mitarbeitenden begreifen“, sagt Claudia Hülsemann. Mit der richtigen Vorbereitung und Unterstützung kann das der Startschuss für eine nachhaltige und erfolgreiche Weiterentwicklung der eigenen Verwaltung sein.

Über das Berater*innen-Team „Betriebswirtschaft“:

Sandra Götschenberg und Claudia Hülsemann sind Beraterinnen im betriebswirtschaftlichen Team von contec, das unter der Leitung von Martin Merkel steht. Das schlagkräftige und erfahrene Team erbringt in laufenden Mandaten und Projekten bundesweit folgende Leistungen:

• Interim-Management zur Überbrückung/in Krisen & Restrukturierungen – Interim als: Vorstand & Geschäftsführung, Kaufm. Leitung, Leitung Controlling & Leitung Rechnungswesen
• Finanzanalysen/leitungswirtschaftliche Analysen, Wirtschaftsplanung & Liquiditätsplanung, Gutachten & Branchenvergleiche
• Pflegesatz-, Punktwert- und Investitionskostenverhandlung in Mandantenvollmacht
• (distressed) M&A Verfahren: Durchführung von Transaktionen an der Seite von Käufer*innen und Verkäufer*innen
• Prozess- & Aufbauberatung von Verwaltungen/Schnittstellen in die operative Arbeit
• Unterstützung oder Übernahme von Sachbearbeitungen in Buchhaltung, Verwendungsnachweisen, allgemeinen Verwaltungsaufgaben oder Lohn- und Gehalt

 

Text: Katharina Ommerborn/Martin Merkel
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