Recruiting: Mit Controlling zur erfolgreichen Personalgewinnung

Für ein erfolgreiches und zielgerichtetes Recruiting ist eine kontinuierliche Analyse die Grundlage. Aus diesem Controlling müssen dann aber auch Maßnahmen abgeleitet werden, mit denen sich die unternehmensinternen Recruiting-Prozesse optimieren lassen. In vielen sozialwirtschaftlichen Unternehmen ist bislang noch kein Recruiting-Controlling etabliert. Wir zeigen Ihnen, welche Kennzahlen wichtig sind und geben Tipps, wie Sie diese sinnvoll zur Personalgewinnung nutzen können.

Mit der Erhebung und Auswertung von Daten zur Personalgewinnung können Sie Ihren bestehenden Rekrutierungsprozess rückblickend bewerten, aber auch zukünftige Aktivitäten steuern und sich nachhaltig verbessern. Sie beobachten und hinterfragen dazu Trends und Entwicklungen der Personalgewinnung Ihrer Organisation, um diese dann effizient zu lenken. Das Recruiting-Controlling ist damit nicht Ziel aller Aktivitäten, sondern vielmehr deren Ausgangspunkt.

Welche Kennzahlen sind für Ihr Recruiting-Controlling relevant?

Stellen Sie sich zunächst folgende Fragen, um Ihr Controlling gezielt anzugehen:

• Was möchte ich im Kontext des Recruitings verbessern und erreichen?
• Welche Informationen (Kennzahlen) unterstützen mich dabei?

Messen Sie all das, was für Ihre tägliche Rekrutierungsarbeit wichtig ist und orientieren Sie sich dabei vor allem an den individuellen Bedürfnissen Ihrer Organisation. Überprüfen Sie auch später regelmäßig Ihre Kennzahlen: Viele Kennzahlen zu erheben, ist nicht zwangsläufig besser.

Für das Controlling des Recruitings in Organisationen der Sozialwirtschaft bietet sich in der Regel ein kleineres, praxistaugliches Zahlencockpit an. Wir stellen Ihnen nachfolgend einige relevante und zielführende Kennzahlen vor, die sich bewährt haben. Wir unterscheiden dabei die drei Kategorien Zeit, Kosten und Qualität:

Zeit

• Time-to-Hire

Die Time-to-Hire ist eine bekannte und verbreitete Kennzahl. Sie wird jedoch mitunter verschieden definiert und bemessen. Eine gängige und durchaus sinnvolle Auslegung ist der Zeitraum vom Beginn der Personalsuche bis zur Besetzung. Sie können jedoch auch früher ansetzen: Wichtig ist vor allem, dass innerhalb Ihrer Organisation bzw. der Abteilung eine Definition festgelegt wird, damit eine Vergleichbarkeit anhand dieser Kennzahl möglich ist.

• Time-to-Fill

Die Time-to-Fill kann als weitere Kennzahl bei Bedarf von der Time-to-Hire unterschieden werden. Sie kann z. B. größer angelegt sein und den Prozess von dem Zeitpunkt, wenn der Weggang eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin bekannt wird, bis zur Wiederbesetzung der Stelle erfassen. Wenn die Time-to-Hire erst bei der beginnenden Personalsuche angesetzt wird, ergeben sich so in der Kombination beider Kennzahlen differenzierte Ergebnisse für Ihr Controlling.

→ Sie wollen Ihre Time-to-hire reduzieren? Nehmen Sie Ihre Recruiting-Prozesse genau unter die Lupe und verbessern Sie diese kontinuierlich. Mit der Digitalisierung von Abläufen, z. B. mittels eines Bewerbungsmanagementsystems, können Sie Zeit gewinnen und langfristig auch Kosten sparen.

Kosten

• Kosten pro Einstellung (Cost-per-Hire)

Mit dieser Zahl können Sie den genauen finanziellen Aufwand für die Besetzung einer Stelle oder auch von Stellengruppen bestimmen und haben somit einen Anhaltspunkt für zukünftige Besetzungen. Berechnet wird die Kennzahl Cost-per-Hire anhand der internen Kosten (Personalkosten aller am Recruiting intern beteiligten Personen) und externen Kosten (z. B. Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf Portalen, Employer Branding und Kosten für eine Personalberatung) und der Anzahl der besetzten Stellen in einem vorher definierten Zeitraum. Hier bietet es sich auch an, die Kosten nach zu besetzender Position (Abteilung) differenziert zu betrachten.

• Kosten pro Bewerbung nach Kanal

Diese Kennzahl gibt Ihnen eine detaillierte Aufstellung der Kosten, differenziert nach den einzelnen Kanälen (Stellenanzeige, Social Media etc.).

→ Je niedriger die Kosten, desto effizienter die Personalbeschaffung. Eine Erkenntnis anhand dieser Kennzahlen könnte z. B. sein, dass Printanzeigen für Sie hohe Kosten verursachen, jedoch wenig Erfolg bringen. Vielleicht nutzen Sie diesen Kanal eher aus Reputationszwecken oder aus Gewohnheit, obwohl er für Ihr Unternehmen nicht (mehr) gut funktioniert. In der Konsequenz können Sie fortan auf andere, für Ihre Zielgruppe passgenauere Wege setzen.

Qualität

• Anzahl der Bewerbungen pro Jahr

Diese Kennzahl gibt Ihnen einen Gesamtüberblick über den Stand der eingegangenen Bewerbungen pro Jahr über alle Berufs- und Funktionsgruppen hinweg.

• Anzahl der Bewerbungen pro Stelle

Diese Kennziffer bringt Ihnen Klarheit darüber, wie viele Bewerbungen Sie letztendlich für Ihre Stelle erhalten haben. Dabei kann es interessant sein, zusätzlich nach internen und externen Bewerbungen zu differenzieren.

• Anzahl qualitativer Bewerber*innen pro Stelle

Diese Kennzahl zeigt Ihnen, wie viele der eingegangenen Bewerbungen auf das ausgeschriebene Stellenprofil passen und von entsprechender Qualität sind.

• Herkunft der Bewerber*innen pro Stelle

Durch diese Kennzahl sehen Sie, über welchen Kanal (Stellenanzeige, Social Media, Empfehlungsmanagement etc.) Ihre Bewerber*innen kommen. Damit lässt sich zielgerichtet erfassen, welche Kanäle für die einzelnen Zielgruppen passend sind und welche nicht.

→ Sie stellen fest, dass Sie zu wenige oder zu wenige qualitative Bewerbungen für eine Stelle erhalten haben? Hier können Sie nun an verschiedenen Stellschrauben drehen: Eine Anpassung oder Verbreiterung des Suchprofils und dann auch der Stellenanzeige könnte Ihr nächster Schritt sein. Überprüfen Sie aber auch die Kanäle: Passen Ihre Kanäle zur gesuchten Zielgruppe? So sind Fachkräfte in der Regel eher über die sozialen Medien wie z. B. Instagram ansprechbar, Führungskräfte erreichen Sie dagegen besser über klassische Wege wie Stellenanzeigen oder auch über XING bzw. LinkedIn.

Mit kleinen Schritten zum großen Erfolg

Auch mit kleinem Budget und einfachen Tools lässt sich bereits der Erfolg von Rekrutierungsaktivitäten messen und ungenutztes Potenzial ableiten. Dokumentieren Sie Ihre Recruiting-Aktivitäten z. B. erst einmal in einer einfachen Tabelle. Das ermöglicht es Ihnen bereits, die Dauer der Personalsuche oder die Qualität der eingehenden Bewerbungen nicht nur nach Gefühl, sondern zahlenbasiert beurteilen zu können. Für den größeren Kontext ist dann die Nutzung einer Bewerbungssoftware hilfreich, die oft auch Möglichkeiten zur Auswertung von Recruiting-Aktivitäten beinhaltet.

Insgesamt gilt: Controlling lohnt sich. Wenn Sie im hart umkämpften Arbeitsmarkt die richtigen Recruiting-Maßnahmen und -Kanäle aus Ihren Kennzahlen ableiten, verschaffen Sie sich einen wichtigen Wettbewerbsvorteil. Ein Tipp zum Schluss: Wenn Ihr Recruiting-Controlling entwickelt und etabliert ist und Sie Ihre Besetzungsprozesse qualitativ hochwertig steuern, können Sie das auch als Attraktivitätsfaktor nutzen – indem Sie zum Beispiel auf Ihrer Karriereseite oder an anderer Stelle eine Kennzahl des Monats teilen.

Text: Philipp Heinen/Lisa Ringele
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