Digitales Feedback nutzen – aus der Krise Potenziale schöpfen

Die derzeitige Corona-Krise hat in den vergangenen Wochen zu vielfältigen und rasanten Veränderungen in Unternehmen geführt. Auch die Sozialwirtschaft ist davon betroffen: Die Führungs- und Verwaltungskräfte sind ins Homeoffice umgezogen, Teammeetings oder Supervisionen finden virtuell statt. Und auch die direkte Arbeit vor Ort sowie mit den Klient*innen wird dort, wo es geht, distanziert – beispielsweise durch virtuelle Beratungen oder angepasste Dienstpläne. Doch mit diesen Veränderungen gehen auch einige Herausforderungen einher: Homeoffice und Umgang mit neuer Technik, kaum persönlicher Kontakt mit Kolleg*innen, eine höhere Belastung durch Alleinarbeit. Wie geht es Ihren Mitarbeitenden damit und welche Schlüsse lassen sich für die Zukunft ziehen? Das digitale Feedback ermöglicht es, die Meinung der Belegschaft schnell und unkompliziert zu erfragen.

Digitales Feedback als niederschwellige Möglichkeit der Mitarbeiterbefragung

Während es der Mitarbeiterbefragung meist um die regelmäßige und größer angelegte Erfassung eines Stimmungsbildes zur Mitarbeitermotivation und -bindung sowie Unternehmensführung geht, liefert das digitale Feedback insbesondere niederschwellige Antworten zu einzelnen Themenbereichen. Beispielsweise kann es Sichtweisen auf virtuelles Arbeiten während und nach der Corona-Krise sowie mögliche Verbesserungspotenziale offenlegen. Im Gegensatz zur Mitarbeiterbefragung – die als komplexer Prozess meist mit langen Planungs-, Durchführungs- und Auswertungsphasen verbunden ist – kann das digitale Feedback kurzfristig und flexibel erhoben werden. Da es dabei um die Beantwortung weniger, dafür thematisch stark eingegrenzter Fragen geht, ist eine zeitnahe Rückmeldung und Auswertung der Ergebnisse möglich. So eröffnet sich im Unternehmen ein neuer Feedbackkanal, der einen kontinuierlichen Austausch zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften ermöglicht. Dieser fördert die Zusammenarbeit und ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur.

Digitales Feedback zielgruppenorientiert einholen

In vielen Unternehmen fanden durch die Corona-Krise in kurzer Zeit vielfältige Veränderungen statt. Langsam kehrt der Alltag wieder ein und trotzdem – oder gerade deshalb – sollten Unternehmen jetzt das Feedback ihrer Mitarbeitenden einholen. Besonders in Zeiten, in denen der persönliche Kontakt eingeschränkt ist, gleichzeitig aber viel erreicht und erarbeitet wird, sind Kommunikation und eine Einbindung der Mitarbeitenden entscheidend.

Die konkreten Fragen des digitalen Feedbacks sollten die aktuelle Situation sowie die individuelle Gegebenheit der entsprechenden Mitarbeitergruppe berücksichtigen. Für Mitarbeitende, die komplett ins Homeoffice umgezogen sind – wie in vielen Fällen die Verwaltungskräfte – bedeuten die Umstellungen eine neue, meist unbekannte Arbeitsform. Auch wenn die technischen Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten geschaffen werden konnten, so ist es gerade jetzt umso nötiger, sensibel auf die Mitarbeitenden daheim einzugehen und ihre Probleme und Erfahrungen ernst zu nehmen. Daraus ergeben sich beispielsweise Fragen wie

• In welcher Form sollte virtuelles Arbeiten langfristig etabliert werden?
• Welche Arbeitsmittel fehlen Ihnen zur gesunden Arbeit im Homeoffice?
• Welche digitalen Kommunikationskanäle sollten weiterhin Bestand haben?

Auch für Mitarbeitende, die weiterhin im Kontakt mit Klient*innen und Kolleg*innen stehen, ergeben sich durch die Corona-Verordnungen Veränderungen in ihrer Arbeit. Die Dienstpläne sind im Hinblick auf die Personenbeschränkungen angepasst, woraus ggf. ein höheres Arbeitsaufkommen folgt. Gleichzeitig hat sich der Umgang mit den Klient*innen – beispielsweise durch digitale Beratung – verändert. Aufkommende Fragen sind zum Beispiel

• Fühlen Sie sich überfordert durch die Verantwortung in der Alleinarbeit?
• Haben Sie Bedenken im Hinblick auf die Erfüllung der Klientenanforderungen?
• Funktioniert die virtuelle Kommunikation sowohl mit dem Team als auch den Klient*innen?

Damit Mitarbeitende sich sicher genug fühlen, ehrliches Feedback abzugeben, sollte die Befragung immer anonym ablaufen. Daher gilt beispielsweise für demografische Fragen, diese nur zu stellen, wenn sie wirklich aufschlussreich sind und keinen Rückschluss auf einzelne Personen ermöglichen. Gerade bei kleinen Befragungsgruppen können diese sonst den Datenschutz gefährden. Um Befragungsmüdigkeit und damit die Minimierung der Rücklaufquote zu verhindern, sollte die Umfrage zudem nicht zu umfangreich sein. Nach zielgruppenspezifischer Streuung der Befragung sollten Sie Ziel und Zweck aktiv kommunizieren, um die Teilnahme aller Mitarbeitenden an der Umfrage zu gewährleisten.

Ergebnisse nutzen und Maßnahmen ableiten

Da es sich beim digitalen Feedback um eine niederschwellige, kurzfristige Erhebung handelt, ist eine zeitnahe Ermittlung der Ergebnisse wichtig. Entscheidend ist letztlich immer – und das gilt bei dem digitalen Feedback ebenso wie bei der klassischen Mitarbeiterbefragung, was Sie im Anschluss mit den Ergebnissen machen Wenn das Unternehmen die Umsetzung der Maßnahmen nicht einhalten kann, nützt das digitale Feedback niemandem – es steigert nur die Frustration sowie Demotivation bei den Mitarbeitenden.

Die aktive Gestaltung des Folgeprozesses ist eine wichtige Führungsaufgabe. Spiegeln Sie die Ergebnisse an die einzelnen Organisationseinheiten zeitnah zurück. Ziel sollte im Anschluss eine Diskussion der zentralen Problemfelder sein, sodass Sie im persönlichen Austausch mit Ihren Mitarbeitenden Ursachen sowie Verbesserungsmaßnahmen ableiten können. Obwohl das digitale Feedback eine niederschwellige Form der Mitarbeiterbefragung ist, können Sie trotzdem langfristige Maßnahmen schlussfolgern. Beispielsweise können die Ergebnisse offenlegen, ob eine Flexibilisierung der Arbeit auch „nach Corona“ für Verwaltungskräfte eine Option ist und in Ihrem Unternehmen zur Mitarbeiterbindung beitragen kann.

Gerade in Krisenzeiten gibt die Einholung von Feedback sowie die zeitnahe Umsetzung von Maßnahmen den Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie wertgeschätzt und unterstützt werden und ihrerseits einen Beitrag leisten können. Zugleich hilft es auch, Schwachstellen aufzudecken sowie Prozesse und Richtlinien weiter zu verbessern. Nicht zuletzt bildet dies eine unverzichtbare Basis für die langfristige Weiterentwicklung einer Unternehmenskultur, in der eine offene Kommunikation gelebt wird.

Text: Elena Dieckmann/ Lisa Ringele
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