Dienstpläne in der Eingliederungshilfe: flexibel, effizient, attraktiv?

Die neue Leistungssystematik in der Eingliederungshilfe stellt Leistungserbringer vor große Herausforderungen bei der Planung und Durchführungen von vereinbarten Leistungen. Gleichzeitig eröffnet die Modularisierung neue Möglichkeiten bei der Gestaltung von Dienstplänen. Der Dienstplangestaltung kommt eine bedeutende Rolle im Management von Einrichtungen zu, da sie die Grundlage für eine verbesserte Leistungsqualität und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit ist. contec unterstützt Einrichtungen deshalb dabei, bedarfsgerechte Dienstpläne in der Eingliederungshilfe zu erstellen.

Die neue Leistungssystematik im BTHG

Die Einführung des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) im Jahr 2020 hat die Landschaft der Eingliederungshilfe für Menschen mit Behinderungen grundlegend verändert. Diese Veränderungen betreffen das Leistungssystem, die Leistungserbringung und -finanzierung. Insbesondere die Modularisierung der Leistungen sowie die Verpflichtung zur Wirkungskontrolle bieten Trägern der besonderen Wohnformen neue Möglichkeiten, die Dienstpläne ihrer Mitarbeiter*innen flexibler zu gestalten und den individuellen Bedürfnissen der leistungsberechtigten Personen und Assistenzkräften gerecht zu werden

Neue Flexibilität – auch attraktiv für Mitarbeitende

Die Festlegung und Vereinbarung individueller Assistenzzeiten sowie die Analyse und Koordination von administrativen Tätigkeiten eröffnen neue Wege in der Dienstplangestaltung. Die Planung von Einzel- und Gruppenaktivitäten kann in Absprache mit den leistungsberechtigten Personen flexibel vereinbart werden. Die Potenziale dieser Flexibilisierung können zu Vorteilen bei der Personalgewinnung führen.

Das Management: Strategische Bedeutung & Schlüsselrolle

In der Organisation und Gestaltung von Dienstplänen in der Eingliederungshilfe spielt das Management der Einrichtungen eine entscheidende Rolle:

• Ressourcenmanagement: Eine effektive Dienstplanung ermöglicht es, die personellen Ressourcen optimal zu nutzen. Dies bedeutet, dass Einrichtungen sicherstellen, dass genügend Mitarbeiter*innen vorhanden sind, um die vertraglich vereinbarten Leistungen erbringen zu können, während gleichzeitig Überstunden minimiert und die Personalkosten kontrolliert werden.
• Kundenzufriedenheit: Eine kundenorientierte und bedarfsgerechte Dienstplanung hat einen direkten Einfluss auf die Zufriedenheit der leistungsberechtigten Personen.
• Kommunikation und Mitarbeiterzufriedenheit: Eine transparente und gut kommunizierte Dienstplanung erhöht zudem die Mitarbeiterzufriedenheit und trägt zu einer positiven Unternehmenskultur bei.

Dienstplan erstellen – mit Struktur

Um einen flexiblen Dienstplan zu entwickeln, sollten Einrichtungen einen strukturierten Prozess durchlaufen. Ausgangspunkt der Analyse ist der vertraglich vereinbarte individuelle Bedarf der Leistungsnehmer*innen. Daraus ergibt sich der Anteil an Präsenzleistung und individueller Assistenz. Die Ergebnisse bilden die Grundlage für die Entwicklung der erforderlichen Leistungsmatrix und dienen der effektiven und bedarfsorientierten Gestaltung der Dienstpläne.

Dabei müssen Einrichtungen verschiedene Aspekte berücksichtigen:

• Anwesenheitsbereitschaft: Die vereinbarte Verfügbarkeit von Mitarbeitenden für unvorhersehbare und spontane Bedarfe ist unabdingbar, um die Assistenz zu den vereinbarten Tageszeiten zu gewährleisten.
• Qualifizierte und nicht-qualifizierte Assistenz: Die Sicherstellung, dass die vertraglich vereinbarten Leistungen auch in Art und Umfang erbracht werden, ist notwendig für die wirtschaftliche Stabilität des Leistungsangebots. Die klare Abgrenzung zwischen den Aufgaben von Fachkräften und Nicht-Fachkräften führt zu Herausforderungen in der Personalplanung und Kommunikation. Es ist entscheidend, dass Führungskräfte gemeinsam mit den Mitarbeiter*innen die Rollenverteilung klar definieren und transparent kommunizieren.
• Individuelle Bedürfnisorientierung: Die Planung muss individuelle Bedürfnisse berücksichtigen, wie beispielsweise den Wunsch, an bestimmten Aktivitäten teilzunehmen. Im Rahmen der Wirkungskontrolle ist es entscheidend, persönliche Ziele und Wünsche in die Planung einzubeziehen.
• Mitarbeiterpräferenzen: Die Dienstplanung sollte, soweit möglich, die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen berücksichtigen. Dies fördert die Zufriedenheit und Motivation des Teams.

☛ Die Trennung und inhaltliche Definition der einzelnen Leistungsmodule, verbunden mit der Betrachtung der Interessen der beteiligten Akteur*innen, bietet neue Chancen in der Dienstplangestaltung. Der Leistungserbringer sollte dabei sicherstellen, dass der Prozess der Neugestaltung der Dienstplanung systematisch erfolgt.

Arbeitszeiten berechnen & festlegen

Die Berechnung der Arbeitszeit ist ein weiterer wichtiger Schritt bei der Erstellung des Dienstplans. Zunächst ist es wichtig, dass die Einrichtung die Nettojahresarbeitszeit festlegt, um zu bestimmen, wie viele Stunden pro Woche zur Verfügung stehen. Durch die Berücksichtigung der Jahresarbeitszeit kann ein Puffer für Krankheitsfälle geschaffen und die Entstehung von Überstunden vermieden werden. Ein Teil der zur Verfügung stehenden Zeit wird für die dauerhafte Anwesenheitsbereitschaft reserviert, der Rest kann flexibel eingeplant werden.

Die Dienstplanung in der Eingliederungshilfe spielt eine zentrale Rolle im Management von Einrichtungen der besonderen Wohnformen für Menschen mit Behinderungen. Sie ermöglicht nicht nur einen effizienten Ressourceneinsatz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern trägt auch wesentlich zur Optimierung der Leistungen, zur Erfüllung der Kundenbedürfnisse und zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit bei. Ein strukturierter Prozess der Dienstplanentwicklung, der die individuellen Bedürfnisse der Bewohner*innen, eine klare Rollenverteilung im Team und eine präzise Arbeitszeitberechnung berücksichtigt, ist entscheidend für die Schaffung eines effektiven und reibungslosen Betriebs.

Text: Cäcilia Jäggle | Katharina Ommerborn