Ambulante Pflege: eine effiziente Tourenplanung erstellen

Wie ambulante Pflegedienste ihre Tourenplanung gestalten, hat großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Durch gute Planung lässt sich die Effizienz steigern. Außerdem trägt die Planung maßgeblich dazu bei, wie zufrieden die Mitarbeitenden und Klient*innen sind. Wir zeigen Ihnen in 7 Punkten, wie Sie Ihren effizienten Tourenplan erstellen.

Setzen Sie Ihre Tourenplanung oft, vielleicht sogar jeden Tag neu auf? Wie viel Zeit verwenden Ihre Leitungskräfte regelmäßig für die Tourenplanung? Und wie effizient bzw. wirtschaftlich ist das Ergebnis? Es lohnt sich, bei der Tourenplanung genauer hinzuschauen. Sie ist einerseits die Grundlage der täglichen Arbeit in der ambulanten Pflege. Gleichzeitig sollte sie die zeitlichen Ressourcen der Leitungskräfte auch nicht zu stark binden.

Der Rahmentourenplan als Grundgerüst im Pflegedienst

Deshalb empfehlen wir Ihnen die Arbeit mit einem Rahmentourenplan als Grundgerüst der Tourenplanung. Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis vielfach bewährt. Den Rahmentourenplan sollten Sie strukturiert und sorgfältig erstellen. Er erspart Ihnen später viel Zeit und hilft Ihnen, Ihre Ressourcen effizienter einzusetzen. Die Planer*innen müssen den Tourenplan bestenfalls nur für tagesaktuelle Änderungen, z. B. Arzttermine und Einsatzabsagen der Klient*innen, anpassen – und natürlich dann, wenn sich die Voraussetzungen des Plans ändern.

Die Tourenplanung mithilfe eines Rahmentourenplans bringt besonders mit Blick auf die wirtschaftliche Steuerung Vorteile. Denn sämtliche Stellschrauben, die den Erfolg Ihres Pflegedienstes bestimmen, sind damit verbunden. Nachdem der Auftrag des Klienten oder der Klientin angelegt ist, hinterlegen Sie im Rahmentourenplan die nächsten wichtigen Vorgaben, die über die Wirtschaftlichkeit eines Einsatzes, und auch des Klienten insgesamt, entscheiden. Sie geben z. B. die Einsatzlänge vor, aber auch die Position in einer Tour, die wiederum die Fahrzeit entscheidend beeinflusst.

So erstellen Sie Ihren Tourenplan – 7 Schritte und Tipps

Mit der richtigen Tourenplanung können Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und dadurch auch Ihrer Kund*innen steigern – und gleichzeitig effizient und wirtschaftlich arbeiten. Wir zeigen Ihnen, worauf es beim Aufbau Ihrer Tourenplanung ankommt.

1. Ihre Mitarbeitenden sind die Grundlage. Verschaffen Sie sich einen Überblick!

Als erstes brauchen Sie eine Übersicht über Ihre verfügbaren Mitarbeitenden. Ihre Rahmentourenplanung bauen Sie auf dem Personal auf, das Ihnen derzeit zur Verfügung steht. Ein unbeeinflusster und sachlicher Blick auf die Mitarbeitenden ist die beste Grundlage für alle folgenden Schritte der Planung. Erfassen Sie alle relevanten Merkmale der Personen. Dazu gehören:

• Stundenumfänge
• Qualifikationen
• Einsatzmöglichkeiten
• Wohnort
• Aufgabenbereiche
• mögliche individuelle Absprachen (z. B. für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie)

Das Portfolio der Mitarbeitenden mit ihren Merkmalen bestimmt dann auch darüber, welche Touren Sie anbieten können. Entlang dieser Daten können Sie also eine erste Sortierung vornehmen und die Mitarbeitenden passenden Touren zuordnen. Ein Frühdienst mit dem Qualitätsmerkmal „Pflegefachkraft“ schränkt die Auswahl der Mitarbeitenden bereits ein. Wechseln sich hier z. B. zwei Vollzeitkräfte ab, definiert sich darüber auch die Länge der Tour.

Legen Sie hierfür eine übersichtliche Tabelle an. Gegebenenfalls müssen Sie die Anzahl der Touren, die Sie in diesem Schritt ansetzen, im Erstellungsprozess noch einmal verändern, sollte die Planung nicht aufgehen.

☞ Praxis-Tipp: Versuchen Sie erst einmal mit möglichst wenigen Touren zu planen, um die Personalressourcen möglichst effektiv zu nutzen. Viele kurze Touren sind i.d.R. unwirtschaftlich. Eine solche Planung führt ebenfalls nicht zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit. Mitarbeitende müssen dann häufiger Doppel- bzw. Teildienste (z. B. morgens und nachmittags) erbringen und die freien Tage reduzieren sich. Mit weniger Touren stellt sich manchmal sogar heraus, dass Sie weniger Autos benötigen und an dieser Stelle Kosten sparen können. Natürlich gilt immer: Die Planung muss realistisch und umsetzbar bleiben (s. Punkt 3).

2. Ordnen Sie alle Klient*innen im Sinne der Bezugspflege zu.

Über die Zuteilung der Mitarbeitenden definieren Sie bereits die Parameter, die dann die Verteilung der Klient*innen beeinflussen. Die Verteilung ergibt sich u. a. entlang der Tourenlänge, des Tourenbeginns oder der notwendigen Qualifikation. Ordnen Sie also die Einsätze aller aktiven Klient*innen, im Sinne der Bezugspflege, Ihren Touren zu. Personen, die sich in einer kurzfristigen Unterbrechung wie einem Krankenhausaufenthalt befinden, planen Sie auch mit ein.

Denken Sie dabei die Stellenumfänge der Mitarbeitenden mit. Denn ist der Rahmentourenplan erstellt, werden die Touren auch im Dienstplan festgelegt. Wenn die Touren zu kurz oder zu lang geplant sind, kommt es zu Minus- oder Mehrstunden bei den Mitarbeitenden. Das sollten Sie mit Blick auf die Mitarbeiterzufriedenheit, aber auch aus wirtschaftlichen Gründen, immer vermeiden.

☞ Praxis-Tipp: Wenn Sie es abbilden können, hilft es, in den Touren eine Balance zwischen fachlichem Anspruch und körperlicher Belastung abzubilden. Einzelne Mitarbeitende sollten sich auf ihren Touren nicht verausgaben. Die Verteilung der Klient*innen in Touren bestehend aus Hauswirtschaft und Betreuung kann eine Möglichkeit der Entlastung sein.

3. Planen Sie Einsatzzeiten und Fahrzeiten individuell und nach Ihren Erfahrungen.

Die unterstützende Software für die Tourenplanung hinterlegt in der Regel Durchschnittswerte für die Dauer der Einsätze. Das erscheint zunächst praktisch – genügt aber nicht. Wir empfehlen Ihnen, die Werte immer anzupassen. Die Erfahrung zeigt, dass Einsätze in vielen Fällen zu lang angesetzt sind, wenn Sie einfach die Summe der Durchschnittswerte aus der Software als Grundlage nehmen. Auch eine zu kurz berechnete Zeit kann vorkommen. Eine gute Planung baut dagegen auf den individuellen Voraussetzungen und Begebenheiten der Klient*innen auf.

Die Zeitwerte sollten wirtschaftliche Einsätze ermöglichen. Planen Sie aber auch nicht zu eng. Denn so versetzen Sie Ihre Mitarbeitenden in Stress. Darunter kann zudem die Qualität der Leistungen leiden.

Im Sinne wirtschaftlicher Einsätze werden Sie auch in manchen Fällen die mit den Klient*innen vereinbarte Modulkomplexe neu bewerten und anpassen müssen. Das geschieht dann im Gespräch mit den Klient*innen und/oder ihren Angehörigen. Solche Gespräche bieten Ihnen nebenbei die Möglichkeit, zu erkennen, wenn sich Bedürfnisse der Klient*innen ändern und eine Anpassung Ihres Angebots sinnvoll ist (z. B. mehr spätere Touren).

Auch bei der Berechnung der Fahrzeiten ist Sorgfalt geboten. Diese sind sogenannte „Non-Profit-Zeiten“ und damit ausschlaggebend für die Wirtschaftlichkeit. Sie können bei diesem Arbeitsschritt die Routenplaner der Software nutzen – oder alle bekannten Online-Routenplaner. Auch bei den Fahrtzeiten ist es nicht sinnvoll, mit Durchschnittswerten zu arbeiten. Dies erschwert Ihnen im Anschluss nur das notwendige Controlling.

☞ Praxis-Tipp: Greifen Sie auf das wertvolle Wissen und die Erfahrung Ihrer Mitarbeitenden zurück. Gemeinsam legen Sie realistische und individuelle Zeitwerte für Ihre Einsätze fest. Auch bei den Fahrzeiten verfügen Ihre Mitarbeitenden über hilfreiche Erfahrungswerte. Die Einbindung der Mitarbeitenden hilft der Qualität Ihrer Planung – und nicht nur das: Sie bringen Ihrem Team dabei Wertschätzung entgegen und sorgen dafür, dass sich deren Erfahrung in der Planung widerspiegelt. Die Praxis zeigt: Mitarbeitende sind zufriedener und motivierter, wenn sie mitgestalten und Verantwortung übernehmen können.

4. Planen Sie auch regelmäßige Sonderaufgaben fest mit ein.

Es gibt einige Sonderaufgaben, die sich nicht planen lassen, das Abholen eines Rezepts oder ein Gang zur Arztpraxis beispielsweise. Aber: Alle Einsätze, die in regelmäßigen Abständen erfüllt werden müssen, sollten im Rahmentourenplan hinterlegt werden – auch solche ohne Klientenbezug. Dass die Leitung auch diese Aufgaben zeitlich vorplant, hat sich in der Praxis bewährt. Gemeint sind u. a. regelmäßig wiederkehrende Sonderaufgaben wie das Stellen von Medikamenten oder auch die Autopflege.

☞ Praxis-Tipp: Auch regelmäßige Bürozeiten zur Evaluation der Pflegedokumentation lassen sich zeitlich und inhaltlich planen, sodass diese Aufgaben zielgerichtet und verlässlich erfüllt werden. Hinterlegen Sie in der Bemerkung zu einer geplanten Bürozeit z. B., dass der bzw. die Mitarbeiter*in die Pflegedokumentation der Klienten A und B evaluieren oder eine neue Informationssammlung bzw. Maßnahmenplanung anlegen soll. Achten Sie darauf, dass gerade diese Büroeinsätze effizient gefüllt werden.

5. Prüfen Sie immer kritisch die Wirtschaftlichkeit der einzelnen Touren.

Haben Sie Ihren Rahmentourenplan erstellt, können Sie sich noch nicht ausruhen. Prüfen Sie in jedem Fall, wie wirtschaftlich Ihre erstellte Planung wirklich ist. Keine Sorge: Da Sie wahrscheinlich eine Software für Ihre Planung nutzen, ist das kein großer Aufwand. Einsatzplanprogramme bieten meist eine Controlling-Funktion für die erstellten Touren an. Zeigt sich in diesem Schritt, dass Ihre Planung noch nicht wirtschaftlich ist, sollten Sie diese noch einmal genau prüfen. Schauen Sie dann besonders auf die verwendeten Werte und passen Sie diese gegebenenfalls an.

Falls Sie ohne Software arbeiten oder einfach ein Gefühl für die Planung bekommen wollen, gehen Sie so vor: Sie rechnen die Umsätze aller Einsätze der Tour zusammen. Dabei berücksichtigen Sie die gesamten Einnahmen, also auch Anfahrtspauschalen oder Investitionskosten-Einnahmen. Von diesen addierten Umsätzen ziehen Sie dann die Personaleinsatzkosten ab. Diese beinhalten das Durchschnittsgehalt der Qualifikationsgruppe zuzüglich Brutto-Arbeitgeberkosten, Leitungs- und Verwaltungskosten sowie Sachkosten.

☞ Praxis-Tipp: Software-Programme für die Tourenplanung bieten in der Regel die Möglichkeit, die Personaleinsatzkosten entweder individuell oder nach Qualifikationsgruppen zu berechnen. In einem Pflegedienst mit tarifgebundener Bezahlung ist es oft hilfreich, die Personaleinsatzkosten für die verschiedenen Qualifikationsgruppen zu errechnen – und nicht für die individuellen Mitarbeitenden. Zumindest dann, wenn die Abweichungen aufgrund von Erfahrung oder anderen Faktoren nicht zu groß sind. Wenn dann Anpassungen nötig werden, ergibt sich folgender Vorteil dieses Vorgehens: Bei Gehaltsänderungen müssen Sie nicht alle Werte neu berechnen. Sie müssen nur die prozentuale Erhöhung übernehmen.

6. Denken Sie für Ihre Mitarbeitenden den Ausfall vor.

Kurzfristige Ausfälle lassen sich nicht verhindern, aber vordenken und dadurch auffangen. Es hat sich für diese Fälle bewährt, einen Rahmentourenplan speziell für das Ausfallmanagement zu erstellen. Hier planen Sie z. B. eine Tour weniger. Müssen Sie eine Tour dann kurzfristig und für eine begrenzte Zeit auflösen, können Sie diesen „Plan B“ aktivieren. Trotz kurzfristigem Ausfall greift dann immer noch Ihre vorher durchdachte Planung. Bestenfalls kennen auch Ihre Mitarbeitenden den Ausweichplan. Das gibt Ihrem Team mehr Verlässlichkeit in der Planung und trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.

☞ Praxis-Tipp: Insbesondere kurzfristiges Einspringen führt zu Unzufriedenheit – und oft zu mehr krankheitsbedingten Fehlzeiten. Für ein gutes Ausfallmanagement können Sie darüber hinaus noch mehr tun. So ist z. B. über Hintergrunddienste bzw. -tage, die die Mitarbeitenden planmäßig und rotierend übernehmen, ein erfolgreiches Ausfallmanagement möglich. Im Idealfall haben die Mitarbeitenden selbst Einfluss darauf, wann sie Hintergrunddienste übernehmen.

7. Verbindlich geplant heißt nicht in Stein gemeißelt.

Der Rahmentourenplan kann für Stabilität und Planungssicherheit sorgen. Doch verschiedene Anlässe machen Änderungen des Rahmentourenplans notwendig, z. B. Ab- und Zugänge von Klient*innen oder Mitarbeitenden. Der Rahmentourenplan sollte aber auch darüber hinaus eine gewisse Flexibilität behalten. Der Maßstab ist immer die bestmögliche pflegerische Versorgung.

Evaluieren Sie Ihren Rahmentourenplan regelmäßig. Dabei sind verschiedene Faktoren wichtig:

• die aktuelle Klienten- und Mitarbeitersituation
• eventuell geplante strategische Veränderungen Ihres Dienstes
• die wirtschaftlichen Ergebnisse der Vergangenheit und daraus resultierende Maßnahmen

☞ Praxis-Tipp: Ihre zentrale Quelle für die Evaluierung ist der Soll-Ist-Abgleich der Tourenplanung, das zentrale Controlling-Element. Aber auch die Erkenntnisse aus Pflegevisiten, Mitarbeitergesprächen und -visiten können Ihnen für die Evaluierung wertvolle Erkenntnisse liefern.

Tourenplanung ambulante Pflege: Kommunikation und Teamgeist nicht vergessen

Mit einer guten Tourenplanung arbeiten Sie wirtschaftlicher. Aber nicht nur das. Insbesondere, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Chance geben, mitzugestalten – können Sie Ihre Attraktivität als Arbeitgeber deutlich steigern. Für eine Tourenplanung, die Ihre Mitarbeitenden zufrieden arbeiten lässt, spielen auch weitere Faktoren eine Rolle – allen voran eine gute Kommunikation und Teamkultur.

Im Arbeitsalltag sind Ihre Mitarbeitenden überwiegend auf sich allein gestellt. Die Tourenplanung sollte gerade deshalb die Möglichkeit der gegenseitigen Unterstützung bieten. Sie können als Führungskraft einen echten Teamgedanken etablieren und gute Kommunikation fördern. Es kann sinnvoll sein, einen Verhaltenskodex aufzustellen, um Verbindlichkeit zu schaffen. Wünschenswert ist eine Kultur, in der Kolleg*innen einspringen, wenn jemand z. B. aufgrund eines Notfalls eine Tour unterbrechen muss. Ebenso sollte es selbstverständlich sein, dass die Mitarbeitenden Hilfe auch proaktiv anbieten, wenn in ihrer Tour Kapazitäten freiwerden.

Text: Tim Kirchhoff/Linda Englisch
Titelbild: © contrastwerkstatt/Adobe Stock