10 Dinge, die Sie über Mitarbeitergespräche wissen sollten

Dienstag, 24 November 2020 18:36

Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Führungsinstrument. Sie ermöglichen einen Austausch außerhalb des normalen Alltags und steigern nachweislich die Bindung und Entwicklung von Mitarbeitenden – vorausgesetzt der Rahmen stimmt. Was Sie über Mitarbeitergespräche wissen sollten, haben wir für Sie in diesem Beitrag zusammengestellt.

Mitarbeitergespräche gehören als Führungsinstrument zum A und O der Personalführung. Gemeint sind hier vor allem die strukturierten Gespräche, die verbindlich und zumeist jährlich stattfinden. Genaugenommen ist aber jedes Gespräch zwischen Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzenden außerhalb der alltäglichen Kommunikation ein Mitarbeitergespräch. Die strukturierten (Jahres-)Gespräche dienen in der Regel der Mitarbeitermotivation, der Betrachtung von Entwicklungsperspektiven und der Vereinbarung von Zielen. Daneben gibt es anlassbezogene Gespräche, z. B. aus formalen Gründen oder im Zuge eines Fehlverhaltens.

In der contec HR-Studie 2020 (→ zum kostenlosen Download) hat sich gezeigt, dass in zwei Dritteln der befragten Unternehmen bereits regelmäßig strukturierte Mitarbeitergespräche geführt werden. Sie werden auch bereits als Baustein der Personalbindung eingesetzt. Allerdings ergaben die Interviews auch, dass die Akteur*innen noch zu selten systematisch Maßnahmen für die Personalbindung daraus ableiten.

Mitarbeitergespräche haben oft einen schlechten Ruf, sowohl unter Mitarbeitenden als auch unter Führungskräften. Sie werden als bürokratisches ,Muss‘ abgestempelt oder sind bei Mitarbeitenden mit Sorgen vor einer Leistungsbeurteilung verbunden. Zu Unrecht: Denn wenn der Rahmen stimmt, Kommunikationsregeln befolgt werden und die Gespräche gut vorbereitet, strukturiert durchgeführt und nachbereitet werden, sind sie vor allem eine wichtige Chance.

Kurz gesagt: Mitarbeitergespräche können…

das Verhältnis von Vorgesetzten und Mitarbeitenden verbessern,
Offenheit und gegenseitiges Verständnis fördern,
Ziele, Stärken, Schwächen, Aufgaben und Leistungen aufdecken.

Wir haben zehn wichtige „Take aways“ rund um das Thema Mitarbeitergespräche für Sie zusammengestellt:

1. Feedback für beide Seiten
Mitarbeitende erhalten im Gespräch Feedback, von dem sie profitieren können. Dabei kommt es auf die Qualität an: Nur wer eine qualifizierte Rückmeldung zu seinem Verhalten und seiner Leistung bekommt, kann bei Bedarf zielführend Veränderungen umsetzen. Gleichzeitig können Mitarbeitende ihrer Führungskraft eine Rückmeldung zur Zusammenarbeit geben. Das gibt dieser wiederum Gelegenheit, sich selbst zu reflektieren. Mitarbeitergespräche können so zu einem wechselseitigen Feedback-Tool werden. Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, ein 360-Grad-Feedback (Kolleg*innen, Vorgesetzte, Kund*innen, Selbsteinschätzung) mithilfe eines Fragebogens oder digitaler Feedbacktools einzubinden.
2. Personalentwicklung
Mitarbeitende haben hier die Gelegenheit, Themen zu besprechen, die im Alltag schnell untergehen, z. B. eigene Entwicklungswünsche. Mitarbeitergespräche sind ein zentraler Aspekt der Personalentwicklung. Die vorhandenen Kompetenzen der Mitarbeitenden sollten mit den für die Position relevanten Kompetenzen abgeglichen werden (z. B. mithilfe eines Kompetenzprofils). Auf dieser Grundlage können konkrete Entwicklungsziele und -schritte vereinbart sowie zurückliegende Entwicklungsmaßnahmen bewertet werden. Die Gespräche bieten auch Raum für die gemeinsame Entwicklung von Fortbildungsideen – und können zur Weiterentwicklung des Fortbildungsangebots der gesamten Organisation dienen.
3. Vorbereitung
Um die notwendige Vorbereitung zu gewährleisten, sollten Führungskräfte für das Gespräch nach Möglichkeit einen Leitfaden nutzen. Die Mitarbeitenden sollten auch Gelegenheit zur Vorbereitung haben und mit genügend Vorlauf zum Gespräch eingeladen sowie durch den Leitfaden über Anlass, Ablauf und Schwerpunkte informiert werden.
4. Gesprächsrahmen und -ablauf
Planen Sie für das Gespräch genug Zeit und eine ungestörte Umgebung ein. Nach dem Gesprächseinstieg empfiehlt sich ein Rückblick, Feedback und ggf. ein Bezug auf das letzte Gespräch. Darauf folgt ein Ausblick auf Entwicklungsperspektiven und Ziele werden gemeinsam formuliert. Schließlich sollten getroffene Vereinbarungen zusammengefasst werden (→ Zur Übersicht: typischer Ablauf)
5. Kommunikationsverhalten
Achten Sie darauf, dass Sie den Mitarbeitenden auf Augenhöhe begegnen und sich gleichermaßen Gesprächsanteile einräumen. Die Mitarbeitenden sollten als erstes ihre Sicht schildern dürfen und genug Raum für ihre Anliegen erhalten.
6. Nachbereitung/Dokumentation
Mitarbeitergespräche sollten dokumentiert werden. Die Dokumentation muss vertraulich behandelt und den Mitarbeitenden anschließend zur Verfügung gestellt werden. Getroffene Vereinbarungen werden darin schriftlich fixiert und für beide Seiten transparent archiviert. Die Dokumentation kann für das nächste Gespräch beiden Seiten als Grundlage dienen.
7. Zielvereinbarungen aus Sicht des Unternehmens
Ziele sollten eine Anziehungskraft entfalten, um eine gemeinsame Ausrichtung im Unternehmen zu erreichen. Das Unternehmen wird durch die gemeinsame Zielorientierung geprägt und profitiert von einer Bündelung der Energien. Im Gespräch muss die Führungsperson diese Zusammenhänge aufzeigen. Die Einbeziehung der Mitarbeitenden führt dazu, dass getroffene Entscheidungen (besser) mitgetragen werden. Aus Sicht der Führungskraft erleichtern Zielvereinbarungen auch die Leistungsbeurteilung.
8. Zielvereinbarungen aus Sicht der Mitarbeitenden
Für Mitarbeitende fördern Zielvereinbarungen das Erleben, mitzugestalten und einen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Es wird gemeinsam besprochen, welche Ziele sich die Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum setzen. Am Ende dieser Zeit wird reflektiert, ob, wie und in welchem Ausmaß die Ziele erreicht wurden. Ihren Mitarbeitenden hilft es, genau zu wissen, was von ihnen erwartet wird.
9. Schwierige Mitarbeitergespräche
Haben Mitarbeitergespräche einen negativen Anlass, z. B. unkollegiales Verhalten oder mangelnde Arbeitsqualität, ist das Ziel des Gesprächs zumeist eine Änderung des Verhaltens bzw. der Haltung des/der Mitarbeiter*in. Solche Gespräche erfordern eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit seitens der Führungskräfte. Schulungen können hier hilfreich sein. Schwierige Mitarbeitergespräche sollten in der Regel unmittelbar geführt werden. Es sollte dabei deutlich werden, dass ein Verhalten oder eine Leistung kritisiert werden, nicht aber die Person. Über das Ziel des Gesprächs und mögliche Optionen sollte die Führungskraft im Vorhinein Klarheit haben.
10. Sinnstiftung
Die Anerkennung der erbrachten Leistungen, konstruktive Kritik und das Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen sind wichtige Elemente der Führung, die es Mitarbeitenden erleichtern, sich selbst zu reflektieren und zu verbessern. In diesen Punkten, wie auch durch das Ableiten von Fördermaßnahmen und Entwicklungszielen und die Vereinbarung von Leistungszielen, tragen Mitarbeitergespräche für die Belegschaft auch zur Sinnstiftung bei.

Im Idealfall können Mitarbeitergespräche langfristig eine höhere Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, eine Verbesserung der Arbeitsqualität durch gezielte Fort- und Weiterbildungen und einen kompetenzorientierten Einsatz der Mitarbeitenden erreichen – und damit einen Beitrag zur Weiterentwicklung des Unternehmens leisten.

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