Neu erschienen: Benchmark HR – Wie effizient ist Ihre Personalabteilung aufgestellt?

Unsere Personalexpert*innen haben mit dem Benchmark „Die Personalabteilungen der Sozialwirtschaft: Einblicke, Zahlen, Erkenntnisse“ Vergleichswerte für die Strukturen von Personalabteilungen in Gesundheits- und Sozialunternehmen entwickelt. Der Benchmark ist jetzt als digitale Auflage erschienen und steht zum kostenlosen Download bereit. Dafür haben Entscheidungsträger*innen und Personalverantwortliche der Branche Auskunft zur Aufstellung ihrer Personalabteilungen gegeben.

Eine gut funktionierende Personalabteilung sollte sorgfältig besetzt sein, um den vielfältigen Anforderungen in der heutigen Geschäftswelt gerecht zu werden. Die Personalexpert*innen von contec unterstützen Unternehmen dabei, ihre Personalabteilungen optimal zu besetzen. Für sie liegt die Herausforderung darin, spezifische Strategien zu finden, wie Organisationen dieses Ziel erreichen können. Dabei müssen sie individuelle Gegebenheiten wie u. a. die Unternehmensgröße, den Digitalisierungsgrad oder die variierende Aufgabenverteilung innerhalb der Personalabteilung berücksichtigen.

Um dem Bedarf an Unterstützung im Personalbereich gerecht zu werden und angesichts des Mangels an branchenspezifischen Standard- und Vergleichswerten hat contec den Benchmark HR entwickelt. Dieser ermöglicht einen Vergleich der Strukturen von Personalabteilungen in Gesundheits- und Sozialunternehmen anhand von fünf zentralen Merkmalen.

Fünf wichtige Merkmale von Personalabteilungen

Die Kennzahlen des Benchmarks basieren auf den Ergebnissen einer Online-Umfrage, an der 102 Personalverantwortliche und Geschäftsführer*innen aus Gesundheits- und Sozialunternehmen teilgenommen haben. Die Umfrage konzentrierte sich auf fünf vorab definierte, zentrale Merkmale von Personalabteilungen:

• Differenzierung der Tätigkeiten
• Aufgabenverteilung der Mitarbeitenden
• Beratungsfunktion im Unternehmen
• Outsourcing von Aufgaben
• Grad der Digitalisierung

Mithilfe der Ergebnisse aus der Befragung können Zusammenhänge zwischen der Ausprägung der Merkmale, der Unternehmensgröße und der Anzahl der Vollzeitkräfte identifiziert werden. Die Personalexpert*innen haben sich u. a. angeschaut: Wie differenziert arbeiten die Personalabteilungen kleiner Unternehmen im Gegensatz zu großen Organisationen? Sind die Personalabteilungen in großen Unternehmen stärker digitalisiert als in kleinen? Sind kleinere Abteilungen weniger stark auf Beratungstätigkeiten ausgelegt als größere? Schlussendlich ziehen die Expert*innen auch Ableitungen darüber, wie viele Personalfälle Unternehmen mit einer spezifischen Merkmalsausprägung pro Vollzeitkraft abrechnen sollten.

Ein Vorgeschmack: Zentrale Erkenntnisse

• 1. Der Differenzierungsgrad der Personalabteilung hängt von der Anzahl der verschiedenen Tarife, Vergütungssysteme und Dienstplanungsprogramme ab, mit denen die Abteilung arbeitet. Laut den Ergebnissen der Befragung steigt dieser mit der Anzahl der Vollzeitkräfte in der Personalabteilung. Je größer ein Unternehmen ist, desto differenzierter ist also der Personalbereich aufgestellt.
• 2. Der Grad der Aufgabenverteilung gibt an, wie viele Prozessschritte eine Vollzeitkraft übernimmt. Die Befragung hat gezeigt, dass in den Personalabteilungen der Sozialwirtschaft viele Generalist*innen arbeiten. Interessanterweise haben jedoch die Befragten, die sowohl Allrounder*innen als auch Spezialist*innen in ihrer Abteilung haben, die geringste Anzahl an Vollzeitkräften in der Personalabteilung und in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Es stellt sich die Frage, ob dieser Ansatz angesichts des Fachkräftemangels ein zukunftsweisendes Modell für Personalabteilungen in der Sozialbranche darstellen könnte.
• 3. Der Beratungsgrad definiert, inwieweit die Personalabteilung neben der reinen Sachbearbeitung auch eine beratende Funktion als HR-Business-Partner einnimmt. Hier zeichnet sich in der Umfrage eine Tendenz zur verstärkten Ausübung von Beratungsfunktionen in Personalabteilungen der Sozialwirtschaft ab. Diese Entwicklung stimmt mit der von den contec-Personalexpert*innen in der Praxis beobachteten Zunahme des Dienstleistungsverständnisses im Personalbereich überein.
• 4. Der Grad des Outsourcings bezieht sich darauf, inwieweit Unternehmen Prozessschritte der Personalabteilung extern auslagern. Kleine Unternehmen neigen laut Umfrage dazu, dies stärker zu praktizieren als mittlere und große Unternehmen. Insgesamt bevorzugen jedoch die meisten Personalabteilungen interne Arbeitsprozesse gegenüber der Inanspruchnahme externer Dienstleister.
• 5. Abschließend spielt der Digitalisierungsgrad eine wichtige Rolle. Er gibt an, inwieweit Prozessschritte in der Personalabteilung digitalisiert sind. Die Digitalisierung ist in den befragten Unternehmen unterschiedlich stark ausgeprägt. Die Personalexpert*innen von contec empfehlen jedoch insbesondere großen Unternehmen eine intensivere Digitalisierung, um mit den aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten. Deshalb geben sie erste Tipps zur Umsetzung.

❕ Besonders interessant ist, dass die Personalexpert*innen von contec drei verschiedene Ausprägungen dieser Merkmale identifiziert haben, die in vielen der befragten Unternehmen vorkommen. Diese können anderen Unternehmen als Orientierung dienen, um die eigene Personalabteilung effizient zu gestalten.

☛ Im Benchmark „Die Personalabteilungen der Sozialwirtschaft: Einblicke, Zahlen, Erkenntnisse“ finden Sie die Muster sowie alle Befragungsergebnisse in Form von anschaulichen Grafiken und erläuternden Texten. Hier geht es zum kostenlosen Download.